Olit sitten työelämän keltanokka tai vanha konkari, tulisi sinun ensitöiksesi laittaa työnhaun kannalta tärkeimmät saavutuksesi kirjalliseen muotoon.

Yleisenä ajatuksena on jo pidempään ollut, että työnhaku aloitetaankin ensin tekemällä jonkinlainen CV jonka jälkeen sitten katsotaan mitä ihminen voisi ansioluettelon mukaan tehdä. Vaikka tämä on vielä nykyaikanakin hyvä pohja lähteä liikkeelle, on myös erittäin tärkeää tietää suunta mihin on menossa ja sen takia tärkeää on myös kirjoittaa omien saavutusten ohella omat tavoitteet, jotka edellisessä kappaleessa läpikäytiin.

Tärkeinä olemassaolevina dokumentteina toimivat myös tiettyä työtehtävää varten tehty hakemusteksti sekä koulutukseen ja työhistoriaasi liittyvät todistukset.

Ansioluettelon ja hakemustekstin on tarkoitus murtaa jää ja herättää innostus ja mielenkiinto niin, että rekrytoinnista vastaava henkilö kutsuu sinut seuraavalle kierrokselle. Todistukset tulevat kuvioon haastatteluun päästessäsi. CV:n ja muiden dokumenttien tekemiseen ja ajatuksia siihen miltä kenenkin hakudokumenttien tulisi näyttää, järjestetään työpajoja, sparrausta ja viikon kestäviä CV:n tehokursseja ja näissä sinua auttavat varmasti sadat ammattilaiset ja amatöörit ympäri Suomen. Tässä perusteet tärkeimmistä.

Ansioluettelo eli CV

Ansioluettelo ei ole aina välttämättä se tärkein dokumentti yksittäisen työtehtävän haun kannalta, mutta yleisellä tasolla se muodostuu tärkeimmäksi sen takia, että näin kasaat työhistoriasi lineaarisesti ja puolueettomasti niin itsellesi kuin tulevalle työnantajallesi.

CV:n keskeisenä ajatuksena on esittää aikaisemmat saavutuksesi niin koulutuksen kuin työnkin puolesta sekä mahdollisesti valottaa myös muita taitoja joita olet elämäsi varrella hankkinut. Tärkeintä on tuoda esiin selkeästi ja mahdollisimman helppolukuisesti omat aikaisemmat onnistumisesi, työtehtäväsi sekä tottakai perustiedot vähintään kuukausien tarkkuuksilla edellisistä työnantajistasi ja kouluttautumisistasi.

2010-luvun työnhaussa CV:n muoto ja formaatti ovat useimmiten vapautuneet ja nykypäivänä varsinaisia rajoitteita ei ole, kunhan perusasiat tulevat selkeästi esille jo ensisilmäyksellä ja pituus rajoittuu kahteen sivuun. Tätä pidemmissä ansioluetteloissa oleva tieto kannattaa säästää joka tapauksessa haastatteluvaiheeseen, sillä vaikka kyseessä olisi kuinka värikäs historia, kertoo yli kahden sivun pituinen CV ainoastaan työnhakijan priorisoinnin ja peliälyn puutteesta.

Erilaisia ansioluettelomalleja on vapaasti saatavilla niin suomalaisilta kuin ulkomaisilta toimijoilta ja helpoiten näihin pääset käsiksi kirjoittamalla googlen haku-kenttään ”ansioluettelo” ja painamalla Enter. Jos koet, että et yrityksistä huolimatta osaa tai pysty vaikkapa ohjelmistojen puutteen takia tekemään itsellesi sopivan oloista CV:tä, niin eri toimijoiden järjestämiä kursseja järjestetään ympäri Suomea niin lähi- kuin etäopetuksina. Valmiiksi rakennettuja CV-pohjia löydät netistä niin suomeksi kuin englanniksi. Muistathan lähettää ansioluettelon juuri samalla kielellä, millä työpaikkailmoituskin on kirjoitettu, ellei toisin ole erikseen mainittu. Kiinnitä huomiota myös käyttämääsi fonttiin ja ulkoasuun yleisesti siten, että ansioluettelosta tulee mahdollisimman selkeä ja helppolukuinen.

Jotkut uravalmentajat ja rekrytoinnin ammattilaiset ovat sitä mieltä, että jokaiseen hakuun tulisi rakentaa erikseen juuri ko. tehtävään personoitu CV. Kerralla hyvin tehty CV kantaa suurimmassa osassa aloja kuitenkin jo pitkälle ja on valmis muokattavaksi myös tulevaisuudessa mikäli haluat päivittää tai personoida sitä tarpeen tullen. Täydellinen CV kertoo kaiken tarvittavan ja työpaikkaa kohtaan personoitujen ansioluetteloiden muutokset koskevatkin lähinnä visuaalista asettelua sekä sitä, miten erilaisia asioita on painotettu ko. tehtävään nähden.

Hyvin rakennettu CV kertoo hakijastaan paljon muutakin kuin pelkän työhistorian. Ansioluettelosta ja hakemuksesta rekrytoiva taho saa sinusta (vähintään alitajuntaisesti) ensivaikutelman. Kertooko se sotkuisesta, tylsästä ja välinpitämättömästä hakijasta vai kenties tehtäviinsä panostavasta, selkeästä ja helposti ymmärrettävästä tulevaisuuden työntekijästä?

Hakemus

Hakemuksen täydellinen kohtaaminen rekrytoivan tahon kriteereitä ja odotuksia kohtaan on vaikea etukäteen täysin 100%:sti ennustaa. Lähimmäksi pääsemiseksi pystyt kuitenkin tekemään tiettyjä perusasioita jokaisen tekemäsi hakemuksen kanssa. Jos varsinaisia kriteereitä hakemuksen suhteen ei ole annettu, kannattaa oman hakemuksen kanssa tarkistaa ainakin tiettyjen asioiden tarkistuslista. Samat asiat pätevät, oli kyseessä sitten tiettyä työtehtävää varten tehty hakemus tai avoin hakemus organisaatioon tai yritykseen

Oli kyseessä sitten lomakkeella tehty tai erillisenä tiedostona palautetta hakemus, tulisi sen mahtua mieluiten yhdelle A4-sivulle normaalifonttia käyttäen. Varsinaista alarajaa ei ole yleensä määritelty, mutta hakemuksessa tulisi kuitenkin selvittää kiteytetysti seuraavia asioita.

1. Esittely/Kuka olet.
2. Miksi haet juuri nyt kyseessä olevaan avoimeen tehtävään tai juuri tämän yhtiön palvelukseen.
3. Jos mahdollista, aikaisemman kokemuksesi/kiinnostuksesi antama (vähintään soveltava) valmius kyseessä olevaan tehtävään tai organisaatioon.
4. Miksi olisit hyvä ja sopiva työntekijä tällä hetkellä haettavaan paikkaan tai miten pystyt tällä hetkellä vastaamaan yrityksen työntekijätarpeeseen sekä tuottamaan lisäarvoa juuri tämän hetken tilanteissa.
5. Miten pystyt myös jatkossa olemaan yritykselle hyödyksi ratkomalla vastaan tulevia haasteita tai olemaan arvokas osa yrityksen jatkosuunnitelmia.
6. Vahva lopetus jolla ojennat pallon vastaanottajalle ja jäät mieleen positiivisella tavalla, jotta viimeistään herätät rekrytoivan tahon mielenkiinnon kutsua sinut haastatteluun.

Kannattaaa muistaa, että hakemuksen sisältö on tärkeämpää kuin visuaalinen ulkoasu, mutta silti hakemuksessa pätevät myös muutamat nyrkkisäännöt ulkoasun kanssa samoin kuin ansioluettelossa.

• Hakemuksen pituus vähintään 4-5 lausetta. Jollei erikseen ilmoituksessa ole mainittu kirjoittamaan esseepituista neljän sivun perustelua valinnallesi, tulisi hakemuksen mahtua yhdelle A4-sivulle normaalilla fonttikoolla. Rekrytoija saattaa saada hakemaasi paikkaan useita kymmeniä hakemuksia ja nähdessään yli sivun pituisen hakemuksen saattaa jo ajanpuutteen vuoksi siirtää huono-onnisten pinoon.
• Pyri hakemuksessasi aina helppolukuisuuteen. Selvät lauseeet ja kokonaisuudet helpottavat hakemuksesi punaisen langan hahmottamista ja osoittavat, että olet selkokielinen myös työntekijänä ja työkaverina.
• Koita löytää tasapaino ansioluettelosi ja CV:si välillä. Samoja asioita ei tarvitse toistaa, vaan ansioluettelon antaessa kankaan ja materiaalin, maalaa hakemus kuvan juuri sinusta ja kertoo miksi olet hakemassa juuri kyseistä työtä tai paikkaa hakemastasi organisaatiosta.

Koulutus- ja työtodistukset

Todistukset varmistavat ammatillista profiiliasi  ja toimivat CV:si ja hakemuksesi tukena. Koulutus- ja työtodistusten tarkastaminen ja niiden läpisyynääminen riippuu usein työnantajasta itsestään ja usein vaikkapa pienyrityksien edustajille sekä alemman tason työtehtävissä riittää CV:si ja sanasi siitä, mitä olet aikaisemmin tehnyt ja missä olet työskennellyt. Työ- ja koulutodistukset tarkistetaan ja pyydetään usein korkeamman tason tehtäviin haettaessa sekä isompaan yritykseen pyrittäessä.

Toisaalta löytyy myös paljon aloja missä on tietyt pätevyysvaatimukset tai palkka ja tehtävätaso määräytyy suoraan todistettavissa olevan työkokemuksen tai koulutustaustan perusteella. Varsinkin näissä tapauksissa todistusten olemassaolo on tuiki tärkeää ja niitä tulisi säilyttää ja ylläpitää sen mukaisesti.

Vaikka palkka tai pätevyys työhön ei kohdallasi määräytyisikään työ- tai koulutodistuksiesi perusteella, työelämä.fi suosittelee ehdottomasti hoitamaan paperit järjestykseen vähintään viimeisen 5-10 vuoden ajalta.

Työtodistukset

On usein ymmärrettävää, että kaikista aikaisemmista työsuhteista ei ole aina tullut pyydettyä työtodistusta varsinkaan jos työsuhde ei ole päättynyt sopuisasti tai muuten hyvissä merkeissä. Suomessa on kuitenkin säädetty lakiin työntekijän ”oikeus saada pyynnöstään työnantajaltaan kirjallinen työtodistus, kun työsuhde päättyy.”. Jos työnantaja jostain syystä ei todistusta toimita, voidaan hänelle määrätä sakkorangaistus työsuojeluviranomaisen toimesta.

Työnantajalla on velvollisuus antaa työtodistus, jos työntekijä pyytää sitä kymmenen vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä. Työnantajan tulee siten säilyttää vähintään kymmenen vuoden ajan tiedot palveluksessaan olleiden työntekijöiden työsuhteen kestosta sekä siitä, minkälaisia työtehtäviä he tekivät.[1]

Huomaa kuitenkin, että työnantaja ei ole velvollinen omatoimisesti toimittamaan sinulle työtodistusta, vaan todistusta tulee itse pyytää joko suoralta esimieheltäsi tai henkilöstöasioista vastaavalta. Huomaa myös, että kadonneen tai turmeltuneen tilalle voit myös pyytää uutta todistusta.

Tarkista, että työtodistuksesta ilmenee vähintään omat tietosi, yrityksen tiedot, työsuhteen kokonaiskesto sekä työtehtäväsi. Laajemmankin todistuksen saat pyydettäessä.

Aikaisempia työtodistuksiasi saattaa kaivata myös TE-toimisto tai vastaava virallinen taho mikäli toimit heidän asiakkaanaan joskus tulevaisuudessa, joten työtodistukset kannattaa hoitaa kuntoon mieluummin ennemmin kuin myöhemmin!

Koulu- ja koulutustodistukset

Vaikka koulutuksistasi ja varsinkin kokonaisista tutkinnoista olisi kulunut pidempikin aika, kannattaa koulutustodistuksista pitää huolta vuosienkin jälkeen. Vuosiakin sitten suoritettu täysin ”väärän” alan tutkintokin voi antaa pontta haullesi jos työnhakutilanteessa on kaksi tasavahvaa ehdokasta ja eroavaisuuksia hakijoista etsitään kamman kanssa.

Varsinkin viimeisin koulutodistuksesi on tärkein todistus pätevyydestäsi erityisesti jos työskentelet alalla tai olet hakemassa tehtävään jossa joudut/pääset soveltamaan koulutuksessa saamiasi tietoja ja taitoja. Ja vaikka hakemallasi työtehtävällä tai -alalla ei olisi näennäisesti mitään tekemistä aikaisemman koulutustaustasi kanssa, tulisi sinulta kuitenkin löytyä todistukset kaikista suorittamistasi tutkinnoista ja koulutuksista, sillä nämä kertovat työtodistusten kanssa tarinan historiastasi.

2010-luvun modernissa työelämässä on yhä suureneva joukko ihmisiä jotka eivät työskentele suoranaisesti koulutustaan vastaavassa tehtävässä. Toisaalta tämä on tulosta työelämän kehittymisestä koulutusmaailmaa nopeammin ja toisaalta siitä muutoksesta, että ihmisellä saattaa olla nykypäivänä useita työuria eri toimialoilla ja erilaisissa tehtävissä.

Niin kuin työtodistuksetkin, koulutuksiin liittyvät todistukset kannattaa säilyttää alkuperäiskappaleina osoituksena siitä, että olet läpäissyt ja suorittanut juuri sen tutkintolinjan tai opinto-ohjelman sen ajan kriteerien mukaisesti.

Yhteenveto

Olit sitten työelämässä tai et tällä hetkellä, tulisi sinun muistaa hoitaa kuntoon työhön liittyvät dokumentit. Jos et ole jo aikaisemmin hoitanut näitä kuntoon tässä tarkistuslista.

• Ansioluettelo:
  • Rakenna CV:si huolella ja hahmottele se siten, että se kertoo ja korostaa juuri sinun kohdallasi tärkeitä asioita. Huolella tehty CV kertoo työ- ja kouluhistoriasi tulevan työnantajan lisäksi myös sinulle itsellesi.
  • Voit muokata ja päivittää kerran hyvin rakennettua ansioluetteloasi jos se kaipaa mielestäsi muokkausta tiettyä tehtävää haettaessa.
  • Kiinnitä huomiota käyttämääsi fonttiin ja ulkoasuun yleisesti siten, että ansioluettelosta tulee mahdollisimman selkeä ja helppolukuinen.
  • Pituus mielellään yksi, maksimissaan kaksi A4-sivua.
• Hakemus:
  • Hakemuksen tarkoituksena on
    • Sytyttää rekrytointia tekevän henkilön mielenkiinto jotta pääset kertomaan lisää itsestäsi ja sopivuudestasi tehtävään seuraavassa rekrytointiprosessin vaiheessa, yleensä haastattelussa.
    • Tuoda esille se, miksi juuri sinä haet juuri tähän tehtävään.
    • Ja kertoa:
      • Kuka olet, mistä tulet
      • Miksi olet sopiva tehtävään juuri nyt ja tulevaisuudessa
      • Kuinka pystyt tuottamaan lisäarvoa yritykselle nyt ja tulevaisuudessa
  • Hakemuksen pituus: yhdelle A4-sivulle mahdutettavaksi vielä helposti luettavalla fonttikoolla.
• Todistukset:
  • Järjestä kaikki työhön, koulutukseen ja pätevyyksiin liittyvät dokumentit (alkuperäiskappaleet) selkeästi eriteltynä ja aikajärjestykseen kovakantisten kuorien väliin, jotta ne ovat järjestyksessä kun niitä tarvitset.
  • Säilytä dokumentit niiden säilymisen kannalta hyvässä paikassa; kuivassa ja raikkaassa ilmassa, tarkista papereiden kunto vähintään 3-5 vuoden välein.
  • Muista, että työnantajalla on velvollisuus toimittaa työtodistus pyydettäessä vähintään kymmenen työsuhteen päättymisen jälkeenkin.

Nämä dokumentit kuuluvat tavalla tai toisella vielä pitkään työnhaun perinteiseen kaavaan ja vaikka työnhaku nopeutuu ja digitalisoituu uusien palveluiden myötä, tulevat nämä lainmukaisuudet pätemään siihen asti, kunnes luomme universaalin datapankin, johon säilötään kaikki elämämme aikana tekemät ja suorittamat onnistumiset (ja erheet).

Mikään ei estä luomasta ja säilyttämästä tätä kaikkea jo nykyaikana täysin digitaalisessa muodossa. Muista tällöin kuitenkin varmuuskopioida ja varmistaa tietojen saatavuus myös tulevaisuudessa.

Disclaimer:
Niin kuin aikaisemmin todettu, kaikki työnantajat eivät vaadi tai kysele aikaisempien todistuksiesi perään. Arviointikriteereinä saattavat olla enemmänkin tulevaisuuden halukkuudet ja kyvykkyys kuin aikaisemmat saavutukset. Kuitenkin kannattaa huomioida, että ketään tuskin on potkittu pois rekrytointiprosessista hyvien työnhakudokumenttien toimittamisesta. Vaikket niitä ikinä tulevalle työnantajallesi näyttäisi, kertovat dokumentit myös sinulle itsellesi tarinan mistä olet tulossa, jotta tiedät minne olet menossa.